中卫市化学品安全协会发文管理制度

为规范协会发文、收文、借阅、立卷、归档等公文管理工作，特制订本管理制度。

一、发文管理

    1、协会发文由秘书处负责，并负责文件的起草、校对、以及文件的文号编发、承印、造册登记等工作。

2、协会向上的请示汇报，下发的决定、通知、通报及与外单位的重要联系，均应以文件或信函方式办理。

3、协会行文以“卫化安协发”编号，信函按“卫化安协函字”编号。

4、拟稿要求做到一事一文，内容无误，表达清楚，语言简洁，用词准确，字迹规整，标点正确，附件齐全，便于实施。草拟公文，要统一用A4纸打印，签发页用钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔或圆珠笔。

5、核稿要求把握：符合自治区和中卫市法规政策要求，此事该办，此文该发，所撰之稿技术无误，文字简练。

6、以协会名义发的各类文件由秘书处负责审核，在确认核稿和撰稿均符合要求后由秘书长签发。公文一经签发，即具有法定效力。撰稿人未经签发人同意，不得再行修改。

7、成文日期以领导签发日期为准。联合行文以最后单位领导签发日期为准。

8、文件、信函由承办人确认底稿完整、附件齐全后由秘书处存档。

二、收文管理

1、凡外来公文、挂号件、刊物、包裹等均由秘书处领取签收。

2、凡外来公文均应编号登记，需要领导了解或批示的文件，由会长签审，送秘书长、副秘书长、秘书处负责人传阅，并按照国家保密工作的相关规定，做好文件的归档和管理工作。

3、秘书处根据领导批示精神，及时将文件传递给承办人签收阅办，承办、传阅人在办理或阅后应退回秘书处存档。

4、对限期回复的文件，秘书处要负责抓紧催办。

5、文件回收后，按要求立卷、归档或销毁。

三、文件归档

秘书处在年末将全年的文件、信函清理，装订成册存档。无保存价值或保存期满的文件，在承办人确认毋需保存后，统一秘书处负责销毁。